Grundverordnung
Liebe Kunden und Geschäftspartner,
die neue DSGVO ist derzeit in aller Munde und es entsteht ein großer Hype um dieses Thema. In Anbetracht von dem Vorfall mit Facebook im März 2018 mit den vielen personenbezogenen und sensiblen Daten ist dieses Thema sicherlich wertvoll.
Wir als kleines Unternehmen mit sehr wenigen persönlichen personenbezogenen Daten sind auch von dieser neuen Verordnung betroffen, was für uns ein großer administrativer und kostenintensiver Aufwand bedeutet. Umso mehr bitten wir Sie um Ihre Mithilfe, Zusammenarbeit und Zustimmung.
Aber wir folgen der Verordnung notwendiger Weise und stellen Ihnen hiermit die geforderten Angaben zur Verfügung.
Datenschutz war schon immer ein wichtiges Thema für uns. Alle Mitarbeiter haben sich zur Geheimhaltung der Kundendaten auch bei einem "Leben" nach der Meinke energy GmbH schriftlich verpflichtet.
Alle Ihre geschäftlichen und soweit bekannt personenbezogenen Daten werden derzeit bei uns mit nachfolgenden Softwareumgebungen auf Rechnern in unserem Hause gespeichert:
* Kundendatenbanksystem Cobra
* Warenwirtschaftssystem Lexware vom Haufe Verlag
* und Microsoft Office Software wie z.B. Outlook
sowie in Einzelfällen in den Auswerteprogrammen für die Messdatenanalyse
Bei uns läuft die Kundendatenbank und das Warenwirtschaftssystem zentral auf verschiedenen Rechnern und mehreren NAS-Laufwerk. Von unseren Arbeitsplatzrechnern sowie von den Laptops haben wir über ein EDV-Netzwerk Zugriff auf die Rechner.
Alle unsere Arbeitsplatzrechner und Laptops sind mit einer Virensoftware von dem renommierten Hersteller AVG gegen die täglichen Probleme der Viren und Eindringungsversuche usw. geschützt. Unser Netzwerk wird durch eine Hardware-Firewall gegen Angriffe von aussen geschützt. Die entsprechende Datenbank wird automatisch vom Hersteller aktualisiert. Zusätzlich haben wir die Programme soweit notwendig mit personalisierten Passwörtern gegen unberechtigten Zugriff geschützt.
Sollten wir größere Datenbestände mit Ihnen austauschen wollen, stehen uns die Cloud-Laufwerk von
* Microsoft (OnlineDrive)
* Google
* T-Online
* und Dropbox
zur Verfügung. Diese sind selbstverständlich wieder mit Passwörtern abgesichert.
Bereits in der Vergangenheit haben wir Ihre Daten erfolgreich schützen können und sind damit sorgsam und gewissenhaft umgegangen. Diesen Anspruch haben wir auch in der Zukunft.
Aufgrund unserer kleinen Firmengröße haben wir keinen separaten Datenschutzbeauftragten. Bis zu 10 Mitarbeitern obliegt der Datenschutz der Geschäftsführung.
In unserer Kundendatenbank Cobra speichern wir von Ihnen folgende Informationen:
In Outlook führen wir auch unseren Terminkalender für alle Mitarbeiter. Dort sind alle Kundentermine mit Anschrift, Name und Telefonnummer sowie eMail mit Datum und Uhrzeit gespeichert. Ebenso alle Seminare, Messen und andere Veranstaltungen.
Woher stammen Ihre Kontaktdaten?
Meistens haben Sie uns Ihre Kontaktdaten in Form von Visitenkarten oder eMails mitgeteilt. Alternativ haben wir die Teilnehmerlisten von den div. Seminaren und Fachtagungen, wo wir mit Ihnen in Kontakt getreten sind, übernommen. Eine weitere Möglichkeit ist ein Gespräch auf der Messe oder einer Veranstaltung mit Kontaktdatenaustausch sowie telefonische Kommunikation.
Ganz selten haben wir bei den einschlägigen Adressverlagen als auch bei den IHKs einige Adressen gekauft. Aus unserer Erfahrung haben diese jedoch eine schlechte Qualität, weshalb wir wieder Abstand von diesern Weg genommen haben.
Eine weitere Möglichkeit sind die heutigen sozialen Medien wie z.B. Xing, Linkedin, usw. Dort haben Sie selbst Stichwörter eingetragen, nachdem wir unsere themenspezifischen Recherchen ausführen. Über diesen Weg bekommen wir dann ebenfalls Grundinformationen zu Ihrer Person für eine erste Kontaktaufnahme.
Sie sind uns sehr wichtig in einer nachhaltigen Kunden- und Lieferantenbeziehung
Datenaustausch mit Dritten
Jedoch können wir auch von einem Geschäfts- und/oder Vertriebspartner sowie Lieferanten Ihre Kontaktdaten erhalten haben um mit Ihnen in Kontakt zu treten, damit wir Sie unterstützen können. In diesen Fällen haben Sie der Adressübermittlung vorab mündlich oder schriftlich zugestimmt.
Ebenso leiten wir ggfs. zu dem gleichen Zwecke auch Ihre Adressen an unsere Vertriebspartner, Geschäftspartner oder Lieferanten weiter, damit die die gewünschten Aufgaben und Supportfunktionen sowie Produktlieferungen vornehmen können.
Ab dem 25. Mai 2018 kann das Einverständnis für die Übermittlung, wenn es sich nicht um Auftragsdatenverarbeitung handelt oder sie nicht zur Vertragserfüllung erforderlich ist, nur noch schriftlich oder in Textform möglich sein.
Die Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen und unter Beachtung der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten weder an Dritte verkaufen noch anderweitig vermarkten.
Zur Erstellung des Jahresabschlusses sowie für die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt oder den anderen behördlichen Stellen arbeiten wir mit einem ext. Steuerberater zusammen. Im Rahmen der Zusammenarbeit erhält der Steuerberater natürlich auch Kundendaten aus unserem Warenwirtschaftssystem Lexware professional.
In unserem Warenwirtschaftssystem Lexware professional sind alle Kunden und/oder Lieferanten, mit denen wir in direkter Geschäftsbeziehung stehen, gespeichert. Ebenso bilden wir dort unseren Artikelstamm und Preise für unsere Produkte, Seminare und Dienstleistungen ab. Teilweise sind die Artikel mit Datenblättern und Fotos aufgewertet und unterstützt.
Im Detail speichern wir natürlich dort die Kontaktadressen (Rechnungsanschrift/Lieferanschrift) sowie ggfs. Ansprechpartner ab. Ebenso liegen dort die notwendigen gesetzlichen vorgeschriebenen Daten wie UST-ID oder Bankdaten. Dort haben wir auch alle Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen usw. gespeichert. Diese kaufmännischen Daten stellen wir dann auch in unserer Kundendatenbank Cobra vereinzelt dar.
Die Produkte von Microsoft Office wie z.B. Outlook oder Word nutzen wir für die tägliche schriftliche Kommunikation mit Ihnen. Wir nutzen, wie viele andere Unternehmen, dort insbesondere die E-Mail-Funktion. Insofern finden Sie natürlich dort die Angaben wieder, die Sie per Signatur oder in anderer Form uns dort mitgeteilt haben, wieder. Viele eMails legen wir zu Ihren Kontaktdaten in Cobra mit ab. Andere lassen wir jedoch auch nur in Outlook, damit wir ggfs. später nochmals Zugriff auf die Kommunikation haben.
Ebenfalls haben wir dort auch Ihre Kontaktdaten im Adressbuch hinterlegt und synchronisieren die Daten auch mit unseren Smartphones. Auf diesen Smartphones sind verschiedene "Apps" installiert, z.B. auch WhatsApp für die Kommunikation mit Ihnen und intern. Dadurch haben wir schnelleren Zugang zu Ihren Daten und wissen gleich, dass Sie uns anrufen.
Wir nutzen Ihre Kontaktdaten natürlich auch für unseren Newsletter, der im Durchschnitt 4-5 mal pro Jahr erscheint. Sie können natürlich jederzeit Ihre Einwilligung für den Versand des Newsletter an Ihre Kontaktdaten ohne Kosten widerrufen. Dazu können Sie den entsprechenden Button in dem Newsletter anklicken oder uns einfach eine eMail schreiben.
In Falle eines Auftrages für eine Messung ist es notwendig von Ihnen Informationen zum Betrieb, der Produktion und den elektrischen Anlagen zu erhalten. Diese Informationen stellen Sie uns entweder per Mail oder als Printmedium zur Verfügung. Ebenso machen wir auch schriftliche Aufzeichnungen und Notizen von unseren Gesprächen oder bei einer Begehung auch Fotos. Diese Informationen werden im Original oder in gescannter Form auch in Cobra bei Ihren Daten hinterlegt. Für die Analyse nutzen wir auch Software-Tools von div. Herstellern, wo wir zu Dokumentationszwecken ebenfalls Ihre Daten eintragen und vorhalten. Ebenso haben wir auf unserem zentralen Rechner/NAS-Laufwerk ein Verzeichnis mit Kundendaten aufgebaut wo diese Daten ebenfalls archiviert werden.
Internet Website
Meinke energy GmbH arbeitet im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Webseite und den über die Webseite erbrachten Leistungen mit Dienstleistern aus Deutschland wie 1&1, Strato und/oder Telekom zusammen. Diese Dienstleister unterliegen ebenfalls den deutschen strengen und europäischen Datenschutzgesetzen.
Wir haben mit den Anbietern eine Vereinbarung oder einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung zur Sicherstellung des Datenschutzes bei den Anbietern abgeschlossen.
Meinke energy GmbH setzt auf seiner Webseite ggfs. Cookies ein. Diese Cookies speichern ggfs. auch Informationen über Ihr Nutzungsverhalten.
Zugriffe auf unsere Webseite werden für Sicherheitsanalysen und zur Abwehr von Angriffen protokolliert. Dabei werden, mit Ausnahme der IP-Adresse, grundsätzlich keine personenbezogenen Daten erhoben und verwendet. Eine Auswertung von IP-Adressen erfolgt ausschließlich im Falle eines Angriffs. Protokolldaten werden regelmäßig zeitnah gelöscht.
Evtl. Auswertungen erfolgen mit den Tools von Google.
Wir hoffen Ihnen mit diesen Informationen unsere Bemühungen und Aktivitäten im Zusammenhang mit Ihren Kontaktdaten verständlich gemacht zu haben.
Selbstverständlich können wir Ihnen im Detail genau aufzeigen, was wir für Sie gespeichert haben. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir in solchen Fällen erst Ihre Personalie überprüfen müssen.
Bitte sprechen Sie uns bei Fragen jederzeit gerne an.
Ihr Team der Meinke energy GmbH
